DOM - Diário Oficial do Município
Wednesday, June 18, 2003
Ano XXVI - Edição N.: 1893
Poder Executivo
Secretaria Municipal da Coordenação de Administração e Recursos Humanos

 

 

 

INSTRUÇÃO NORMATIVA SCOMARH Nº 002/2003

 

            1. Finalidade

Estabelece procedimentos para a emissão de Certidão de Inteiro Teor ou cópia de processo administrativo no âmbito da Administração Direta do Município de Belo Horizonte.

 

            2. Fundamentos Legais

 

2.1. Gerais

 

·          Art. 5º da Constituição Federal - 1988;

·          Art. 198 do Código Tributário Nacional;

·          Lei Orgânica do Município de Belo Horizonte - 1990;

·          Lei Municipal n.º 8.146, de 29 de dezembro de 2000. Dispõe sobre a estrutura organizacional da Administração Direta do Poder Executivo e dá outras providências; 

·          Decreto Municipal n.º 9.223, de 20 de maio de 1997, e suas revisões posteriores - Estabelece os prazos de guarda e destinação de documentos estabelecidos na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo da Prefeitura Municipal de Belo Horizonte;

·          Decreto Municipal n.º 10.555, de 15 de março de 2001. Dispõe sobre alocação, denominação e atribuição dos órgãos de terceiro grau hierárquico e respectivos subníveis da estrutura organizacional da Administração Direta do Executivo, na Secretaria Municipal da Coordenação de Administração e Recursos Humanos;

·          Decreto Municipal n.º 11.219 de 21 de dezembro de 1998;

·          Instrução de Serviço APCBH n.º 05 de 09 de março de 1998.

 

            3. Abrangência

Esta Instrução se aplica a todas as unidades administrativas no âmbito da administração direta do município.

 

            4. Princípios Básicos

 

4.1.      Conceituação

 

Certidão de Inteiro Teor - Cópia autenticada de todas as folhas de um processo administrativo arquivado.

 

4.2.  Da Solicitação

 

4.2.1 - A Certidão de Inteiro Teor ou cópia do processo deverá ser solicitada através do formulário "Requerimento de Certidão de Inteiro Teor / cópia de processo", modelo AGC- 00101126, nas centrais de Atendimento das Secretarias Municipais da Coordenação de Gestão Regional e centrais específicas.

 

4.2.2 - No ato da solicitação deverão ser informados os preços fixados para emissão da Certidão ou cópia do processo, bem como documentação necessária para identificação do requerente:

·          se pessoa física, documento de identidade com valor legal ou procuração;

·          se pessoa jurídica, documento de identidade e contrato social da empresa, quando o requerente for o proprietário, ou procuração autorizando-o para este fim, quando representante;

·          se Entidade, o estatuto da mesma ou procuração.

 

4.3. Do Requerimento

 

4.3.1 - O requerente deverá preencher o formulário no ato da solicitação podendo  anexar sua justificativa fundamentada.

4.3.2 - A Central de Atendimento consulta o sistema OPUS, informa ao requerente a localização e situação do processo e o tipo de documento que poderá ser fornecido, Certidão de Inteiro Teor, Cópia de Processo Simples ou Cópia de Processo Autenticada. Confere a assinatura do requerente com a documentação apresentada e encaminha o Requerimento para providências.

4.3.3 - Processo arquivado, o Requerimento será encaminhado para a unidade de arquivamento.

4.3.4 - Processo em andamento, o Requerimento será encaminhado para o órgão /  unidade administrativa onde o processo se encontra.

 

4.4. Da Emissão

 

4.4.1 - A unidade de arquivamento recebe o Requerimento, informa o número de folhas do processo, analisa a solicitação do requerente e encaminha à sua Gerência de 1º nível para parecer final.

4.4.2 - A Gerência de 1º nível decide e encaminha o Requerimento à Central de Atendimento para comunicação ao requerente.

4.4.3 - A  Central de Atendimento informa ao requerente o valor a ser pago e aguarda a apresentação da Guia de Arrecadação quitada.

4.4.3.1 - Confere a GAM quitada e informa ao requerente a data e local de retirada da Certidão ou da cópia de processo.

 

4.4.4 - O Requerimento  deverá ser  encaminhado ao órgão / unidade administrativa para ser juntado ao processo e emitida a Certidão ou cópia do processo.

4.4.5 - A Certidão ou cópia do processo somente será fornecida à parte diretamente interessada no processo, mediante identificação, ou à pessoa expressamente autorizada por ela, mediante procuração e identificação.

4.4.6 - A autenticação deverá ser feita por servidor municipal, utilizando o modelo do carimbo constante no  Anexo 1.

4.4.7 - O Termo de Abertura deverá ser assinado pelo gerente da unidade de arquivamento e pelo gerente de 1º nível correspondente.

4.4.8 - A Certidão de Inteiro Teor somente será fornecida para processos arquivados. No caso de processos em andamento será fornecida cópia simples ou autenticada.

 

4.5. Dos Prazos

           

4.5.1 - O órgão /  unidade administrativa responsável pela emissão da Certidão de Inteiro  Teor ou cópia de processo terá o prazo de 15 dias corridos para a emissão, contados a partir da data da apresentação da GAM quitada na Central de Atendimento.

4.5.2 - As certidões e cópias de processo não retiradas no prazo de 90 dias, deverão ser eliminadas conforme procedimentos estabelecidos na Instrução de Serviço APCBH nº05 de 09 de março de 1998.

 

            5. Competências

 

5.1.      Compete à Secretaria Municipal da Coordenação de Administração e Recursos Humanos - SCOMARH:

·          Planejar, normatizar, coordenar e executar as atividades de serviços gerais da Administração Direta do Poder Executivo, inclusive as de comunicação, arquivo, telefonia, gráfica, transporte, conservação e limpeza, sem prejuízo do exercício destas atribuições pelas secretarias municipais da Coordenação de Gestão Regional e demais órgãos da Administração Pública, nos termos de regulamento.

 

5.2. Compete à Gerência de Arquivo:

·          Emitir certidões de inteiro teor de processo.

 

5.3. Compete as unidades de arquivamento:

·          Emitir certidões de inteiro teor de processo ou cópia de processo, observadas as restrições legais.

 

5.4. Compete as unidades administrativas:

·          Emitir cópia de processo simples ou autenticada, observadas as restrições legais.

 

            6. Procedimentos

 

6.1. Fluxo de Procedimentos

 

 

7 . Condições para deferimento da solicitação

 

7.1. A certidão somente será fornecida à parte diretamente interessada no processo, mediante identificação, ou à pessoa expressamente autorizada por ela, mediante procuração e identificação.

7.1.1. Casos excepcionais deverão ser justificados e submetidos à apreciação da Assessoria Jurídica do órgão.

 

7.2. Para os processos da área fiscal, somente será fornecida cópia autenticada da parte do processo que diz respeito ao requerente, preservando-se assim o direito de sigilo dos demais, conforme o art. 198 do Código Tributário Nacional.

 

7.3. Atendendo a ordem judicial.

 

Esta instrução entra em vigor na data de sua publicação e revoga disposições em contrário.

 

Belo Horizonte, 16 de junho de 2003

 

Luiz Alberto Ribeiro Vieira

Secretário Municipal da Coordenação de Administração e Recursos Humanos

 

Anexos

 

·          Formulário Requerimento de Certidão de Inteiro Teor / cópia de processo - modelo AGC - 00101126.

·          Formulário Certidão de Inteiro Teor - modelo AGC - 00101102.

·          Modelo do Carimbo de Autenticação abaixo:

 

                                

 

CERTIDÃO - FOLHA N.º ______________________

 

 CONFERE COM A FOLHA N.º _________________________ DO

 

 PROCESSO N.º _______________________________________

 

 E   É  PARTE  NTEGRANTE  DESTA  CERTIDÃO,  NÃO  TENDO

 

 VALOR LEGAL SE USADA SEPARADAMENTE.

 

 

  BH, ________ / ________/ _______________

 

 

 

_______________________________________________________

 

EMITENTE / BM-DV

                                  

 

 

 

 

 

 

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