DOM - Diário Oficial do Município
Wednesday, August 4, 2010
Ano XXVI - Edição N.: 3638
Poder Executivo
Secretaria Municipal de Finanças - Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa

INSTRUÇÃO DE SERVIÇO SMAGEA Nº 005/2010


1 - Finalidade

Estabelece procedimentos para encerramento, arquivamento, consulta e reativação de Processos que, conforme Tabela de Temporalidade de Documentos - TTD, são destinados ao Arquivo Intermediário da Gerência de Arquivo - GEARQUI.


2 - Fundamentos Legais


2.1. Gerais

- CÂMARA LEGISLATIVA MUNICIPAL. Lei Orgânica Do Município, de 21 de março de 1990, parágrafo único do artigo 168, Belo Horizonte, 1990.

- PBH. Lei nº 9.011, de 01 de janeiro de 2005. Dispõe sobre a estrutura organizacional da Administração Direta do poder executivo e dá outras providências, Belo Horizonte, 2005.

- PBH. Lei nº 5.900, de 20 de maio de 1991. Dispõe sobre a criação do Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte, Belo Horizonte, 1991.

- PBH. Lei nº 5.899, de 20 de maio de 1991. Dispõe sobre a política municipal de arquivos públicos e privados e dá outras providências, Belo Horizonte, 1991.

- PBH. Decreto nº 12.021, de 08 de abril de 2005. Aprova o estatuto da Fundação Municipal de Cultura e dá outras providências, Belo Horizonte, 2005.

- PBH. Decreto nº 11.376, de 02 de Julho de 2003. Dispõe sobre a criação, padronização, alteração, disponibilização, extinção e impressão de formulários da Administração Direta da Prefeitura de Belo Horizonte - PBH, 2003.

- PBH. Decreto nº 9.971, de 19 de julho de 1999. Rerratifica o Decreto nº 9.223, de 20 de Maio de 1997 que “Estabelece os prazos de guarda e a destinação de documentos de Arquivo da PBH”.

- PBH. Decreto nº 9.321, de 06 de agosto de 1997. Prorroga prazo para possíveis sugestões de alterações na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo da Administração Direta da prefeitura de belo horizonte.

- PBH. Decreto nº 9.223, de 20 de maio de 1997. Estabelece os prazos de guarda e a destinação de documentos de arquivo da Prefeitura de Belo Horizonte, Belo Horizonte, 1997.

- PBH. Manual Comunicação Oficial da Prefeitura Municipal de Belo Horizonte, janeiro, 2003.

- PBH. Guia do Usuário para Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo da Administração Direta da Prefeitura de Belo Horizonte, 2001.

- PBH. Cartilha de Implantação da Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo, Belo Horizonte, junho, 1997.

- PBH. Instrução Normativa SMMAI nº 001/2003, de 02 de julho de 2003. Estabelece os princípios básicos e procedimentos necessários à criação, padronização, alteração, disponibilização, extinção e impressão de formulários a serem observados pelas unidades administrativas da Administração Direta da Prefeitura Municipal de Belo Horizonte - PBH, 2003.

- PBH. Instrução Normativa SCOMARH nº 002/2003, de 16 de junho de 2003. Procedimentos para a emissão de Certidão de Inteiro Teor ou cópia de processo administrativo, Belo Horizonte, 2003.

- PBH. Instrução de Serviço SMMAI nº 006/2002, de 05 de agosto de 2002. Procedimentos para a criação, alteração, reativação e exclusão de códigos de serviços no Sistema Opus (Sistema de Tramitação de Documentos) e SAC (sistema de Atendimento ao Cidadão), Belo Horizonte, 2002.

- PBH. Instrução de Serviço SCOMARH nº 002/2001, de 12 de fevereiro de 2001. Procedimentos para abertura, tramitação e arquivamento dos processos pelas unidades administrativas da Prefeitura Municipal de Belo Horizonte, Belo Horizonte, 2001.

- PBH. Instrução de Serviço APCBH nº 05, de 09 de março de 1998. Estabelece diretrizes e procedimentos para a destinação de documentos, Belo Horizonte, 1998.

- PBH. Instrução de Serviço SMAD, nº 014, de 12 de junho de 1997. Utilização de Sistema Central de Malotes na Administração Municipal, Belo Horizonte, 1997.

- PBH. Portaria nº 4.586, de 14 de março de 2007. Designação de membros da Câmara Técnica, Belo Horizonte, 2007.

- PBH. Portaria nº 3.781, de 16 de março de 2000. Designação de membro Câmara Técnica, Belo Horizonte, 2000.

- ARQUIVO PÚBLICO DA CIDADE DE BELO HORIZONTE. Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte: informação e memória. Belo Horizonte: Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte, 2007. 32 p.

- PRODABEL. Empresa de Informática e Informação do Município de Belo Horizonte S.A. Roteiro Prático para Treinamento Sistema OPUS, 2005.

- PRODABEL. Empresa de Informática e Informação do Município de Belo Horizonte S.A. Manual do Usuário Sistema OPUS, outubro, 2000.

- BRASIL. Lei nº 9.051, de 18 de maio de 1995. Dispõe sobre a expedição de certidão para a defesa de direitos e esclarecimentos de situações.

- BRASIL. Lei nº 9.507, de 12 de novembro de 1997. Regula o direito de acesso a informações e disciplina o rito processual de habeas data.

- BRASIL. Lei nº 8.159 de 08 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.

- BRASIL. Decreto nº 2.910, de 29 de dezembro de 1998. Estabelece normas para a salvaguarda de documentos, materiais, áreas, comunicações e sistemas de informação de natureza sigilosa, e dá outras providências.

- BRASIL. Decreto nº 4.073, de 03 de janeiro de 2002. Regulamenta a Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.

- BRASIL. Decreto nº 4.553, de 27 de dezembro de 2002. Dispõe sobre a salvaguarda de dados, informações, documentos e materiais sigilosos de interesse da segurança da sociedade e do Estado, no âmbito da Administração Pública Federal, e dá outras providências.


3 - ÂMBITO DE APLICAÇÃO

Todas as Unidades/Órgãos do Município usuários do Arquivo Intermediário - GEARQUI.


4 - ENCERRAMENTO DE PROCESSOS


4.1. O Encerramento de um Processo constitui ato formal, expresso através de despacho, que deve ocorrer quando tiverem sido tomadas e registradas todas as decisões e providências pertinentes a ação/assunto de um Processo - considerando, evidentemente, a documentação até então disponível.


4.2. O despacho de Encerramento é extremamente necessário, pois é a partir dele que se define:

a) - O arquivamento final do Processo;

b) - A contagem da quantidade de tempo de arquivamento para o posterior descarte, microfilmagem ou arquivamento permanente.


4.3. Cabe à Unidade/Órgão que pretenda encerrar o Processo efetuar as verificações necessárias ao Encerramento e o respectivo despacho de formalização. A Unidade/Órgão deve verificar minuciosamente o processo, certificando-se de que:

4.3.1. A numeração de folhas está correta;

4.3.2. Os campos "Folhas Retiradas" e "Folhas Incluídas" na contra-capa estão preenchidos coerentemente;

4.3.3. Que exista um termo de retificação caso haja rasuras.

4.3.4. Estando o Processo com irregularidades, a Unidade/Órgão deverá providenciar as correções necessárias.

4.3.5. A Unidade/Órgão deve verificar se o processo está ou não ajuizado.

a) Caso o Processo esteja em juízo, o mesmo só poderá ser enviado a GEARQUI após sua efetiva finalização.

4.4. Estando o Processo em condições de ser encerrado, deverá ser efetuado o seguinte despacho na última folha do último Volume:

"O presente Processo foi declarado.......................(Concluído, Deferido, Indeferido ou Parcialmente Deferido, conforme Tabela de Temporalidade de Documentos - TTD) nesta data”, contendo as seguintes informações: Data, órgão, assinatura, BM/carimbo.

4.5. A Unidade/Órgão deve preencher o campo 01 da contra-capa referente à conferência do processo para arquivamento, indicando o número de folhas e volumes e assinalando os itens do processo que foram conferidos.

4.6. A Unidade/Órgão deve encerrar o Processo no sistema informatizado OPUS, informando a CID (Complementação de Informação do Documento) coerentemente com o despacho dado ao Processo e com a Tabela de Temporalidade de Documentos - TTD.

4.6.1. Não poderão ser encerrados no sistema informatizado OPUS, os Processos que se encontrarem na condição de extravio.

4.7. Ao serem encerrados os Processos, o órgão deverá mantê-los na própria unidade onde foi finalizado, até o entendimento constante no item 5.1 dessa instrução.

4.8. A guarda dos Processos pelos Órgãos/Unidades deverá estar cercada de cuidados na conservação e de medidas de segurança, de forma a prevenir e evitar os seguintes tipos de ocorrência:

a) - Deterioração física (por inundação, umidade, manuseio indevido, prateleiras ou arquivos inadequados, etc.

b) - Desaparecimento (por acesso de pessoas não autorizadas, retiradas e devoluções sem controle, etc.).

c) - Dificuldade de localização no arquivo interno (guarda sem ordem pré-estabelecida).


5 - ARQUIVAMENTO DE PROCESSOS:


5.1. O encaminhamento de Processos ao Arquivo Intermediário (GEARQUI) deverá ser precedido de entendimentos com aquele órgão, com vistas a considerar se a quantidade de Processos envolvidos, o espaço demandado e as possibilidades de acolhida imediata dos referidos documentos.

5.2. A Unidade/Órgão remetente deverá fazer um encaminhamento no Processo a ser arquivado, com os seguintes dizeres:

"Ao Arquivo, para guarda final e controle do tempo de arquivamento”. Precedido de data, órgão, assinatura, BM/carimbo.

5.3. Acessar o Sistema informatizado Opus e, através da tela apropriada, assegurar-se de que o Encerramento foi devidamente registrado.

5.4. Acessar o Sistema automatizado OPUS e proceder ao envio do processo à GEARQUI para arquivamento, com código de tramitação 02.

5.5. Após efetuar o envio do processo via Sistema automatizado OPUS, a tela de envio deverá ser impressa e anexada à capa do processo.

5.6. Tratando-se de processos com mais de um volume, deve-se mantê-los amarrados para que as partes não sejam extraviadas.

5.7. A Unidade/Órgão deverá preencher o formulário de “Controle de Expediente - Malote”, modelo AGI-00101203, listando os processos que serão enviados para arquivamento e realizar o envio físico dos mesmos para arquivamento.

5.7.1. O formulário de “Controle de Expediente - Malote”, modelo AGI-00101203, deverá ser anexado aos respectivos processos nele listados.


6 - REQUISIÇÃO DE PROCESSO PARA CONSULTA E REATIVAÇÃO


6.1. A consulta de um processo significa o acesso ao Processo arquivado sem que haja modificação do despacho, inclusão ou retirada de folhas e informações no mesmo.

6.1.2. Estando o Processo com o despacho de Encerramento, não mais será permitida a juntada de novos documentos e registros de decisões/providências. Caso ocorra esse tipo de necessidade, o Processo deverá ser reativado.

6.2. Reativa-se um Processo quando este tiver seu assunto de capa retomado para novas decisões e providências, em razão de fatos ou documentos novos, voltando, portanto, a tramitar entre órgãos envolvidos, podendo sofrer revisão de despacho anterior.

6.2.1. Ocorrendo a reativação do Processo, a contagem do tempo de arquivamento já transcorrido será completamente anulada, reiniciando a contagem a partir do novo arquivamento.

6.3. A solicitação de consulta e reativação constitui-se em ato formal demandado através do envio do formulário de “Requisição de Processos”, modelo AGC-00101110, devidamente preenchido, conforme item 6.5 desta Instrução Normativa.

6.4. A Unidade/Órgão que necessitar consultar ou reativar um Processo arquivado deverá primeiramente consultar o sistema informatizado Opus, certificando-se de que o Processo foi recebido pela GEARQUI.

6.5. A Unidade/Órgão, após certificar-se que o processo foi recebido pela GEARQUI, deverá obrigatoriamente preencher o formulário de “Requisição de Processos”, modelo AGC-00101110, informando a sigla da Secretaria e Gerência demandante, assinando e registrando o BM, e marcar a opção correspondente ao objetivo da solicitação (consulta ou reativação de processo).

6.6. A Unidade/Órgão deverá enviar o formulário de “Requisição de Processos”, modelo AGC-00101110, à GEARQUI, e aguardar o atendimento da solicitação.

6.6.1 As solicitações serão respondidas em até 5 (cinco) dias úteis contados a partir do recebimento do “Formulário de Requisição de Processos” devidamente preenchido.

6.7. A GEARQUI enviará os processos solicitados via malote.

6.8. Tendo em vista que o serviço de guarda de documentos foi terceirizado, todo custo de movimentação de processos em razão do atendimento interno ás requisições de consulta e reativação serão de responsabilidade do órgão/secretaria demandante.

6.8.1. Os órgãos/secretaria que emitirem requisições para consulta ou reativação de processos terão abatido os custos referentes à movimentação dos processos na cota adicional da secretaria demandante.

6.8.2. Os valores de cada movimentação de documentos é a estabelecida na planilha de preços do contrato de guarda de documentos.


7 - ATENDIMENTO AO MUNÍCIPE / CÓPIA E CERTIDÃO DE INTEIRO TEOR DE PROCESSO


7.1. O atendimento ao contribuinte para fins de cópia e certidão de inteiro teor de Processo se dará conforme Instrução Normativa SCOMARH nº 002/2003, de 16 de junho de 2003, que “estabelece procedimentos para a emissão de Certidão de Inteiro Teor ou cópia de processo administrativo no âmbito da Administração Direta do Município de Belo Horizonte”.

7.2. A GEARQUI não atenderá ao contribuinte diretamente.

7.2.1. O Órgão/Unidade de atendimento deverá solicitar à GEARQUI o Processo demandado pelo requerente, através do formulário “Requerimento de Certidão de Inteiro Teor / Cópia de Processo”, modelo AGC-00101126, conforme estabelecido na Instrução Normativa SCOMARH nº 002/2003, de 16 de junho de 2003.


Esta instrução entra em vigor na data de sua publicação e revoga disposições em contrário.


Belo Horizonte, 29 de julho de 2010


Hipérides Dutra de Araújo Ateniense

Secretário Municipal Adjunto de Gestão Administrativa


ANEXOS


- Formulário de “Controle de Expediente de Malote”, modelo AGI-00101203

- Formulário de “Requisição de Processos”, modelo AGC-00101110

- Formulário “Requerimento de Certidão de Inteiro Teor / Cópia de Processo”, modelo AGC-00101126

- Tabela de preços de movimentação de documentos.


(INSERIR ANEXOS)


 

 

 

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